現場から「シートを4枚、急ぎで」と電話があり、後から同じ内容のメールが届いたとします。二つの連絡を別々の注文と数えると、必要な4枚を8枚手配してしまうかもしれません。連絡を受けた数ではなく、現場の一つの必要数を起点に管理し、依頼IDと注文番号をつなげます。
新しい連絡を受けたら、品番・仕様、現場、必要数、希望日を既存の依頼と見比べます。注文済みなら仕入先へ出した注文番号と数量、まだ届いていない数を確認します。追加なのか同じ依頼の念押しなのか分からない間は、次の注文書を作る前に現場へ確かめましょう。
「依頼」「見積」「注文」「受入」を別の状態にする
現場が本社に伝えた「必要です」は社内の依頼です。仕入先へ仕様や価格を聞いている段階は見積確認中。見積の内容を確認して注文を出したら、注文書と相手先への連絡記録をひも付けます。その後も、納品書や現場の受入記録で確認するまで、注文済み数量を手元在庫に加えません。
| 状態 | 残す根拠 | 次に確認すること |
|---|---|---|
| 依頼受領 | 依頼ID、現場、品番・仕様、必要数、希望日、依頼者 | 既存の依頼と同じ必要数ではないか |
| 見積確認中 | 依頼IDと見積依頼先、見積番号や回答待ち | 注文に進める条件が揃ったか |
| 注文済み | 依頼ID、発注先、注文番号、注文書の数量・日付 | 相手先への到達・受付と予定納期、未入荷数 |
| 受入確認 | 納品書、受入日・数量、受入現場 | 注文残があるか、仕様・数量が合うか |
当社へのお問い合わせも、送信しただけでは注文確定ではありません。相談から注文までの案内では、仕様・数量などを確認して正式見積もりをご案内し、内容をご確認いただいた後に注文を承っています。自社内の「依頼済み」と、仕入先への「注文済み」を同じ欄に入れないようにします。
同じ必要数には、一つの依頼IDを付ける
次は説明用の架空例です。現場Aが9時に電話で「採用済みのシートS-26を4枚、来週使いたい」と依頼し、購買担当は依頼IDをR-41としました。10時に現場Aから「先ほど電話したS-26の4枚です」とメールが届きます。このメールは、まずR-41に追記します。別の4枚が必要という意味かどうかを、連絡の件数だけでは決められません。S-26、R-41、時刻は当社の実際の取引ではありません。
| 届いた連絡 | 読み取れる内容 | 購買側の扱い |
|---|---|---|
| 9時の電話 | 現場A、S-26を4枚、来週使用 | R-41として依頼受領。注文はまだ出していない |
| 10時のメール | 「先ほど電話した4枚」、同じ現場・仕様 | R-41の資料に追加。新たな4枚と数えない |
| 翌日の「さらに4枚」 | 追加か、未入荷分の再確認か不明 | R-41の注文・受入を見て、現場に内訳を質問 |
この段階で品名だけを見て既存依頼と結合するのも危険です。同じシート名でも完成寸法やハトメ位置が違えば別の必要数です。現場・採用仕様の版・数量・使用日を照らし、同じ案件の追記なのか、別の車両や容器で使う追加なのかを確認します。フレコンなら品番のほか、内容物と上部・底部・吊り部など、採用した仕様をたどります。
R-41、P-301は説明用の番号です。二つの連絡が同じ必要数か、現場と資料で確かめます。
注文済みかどうかは、番号と数量で確かめる
R-41について、購買担当が仕入先へ4枚を注文し、社内の注文番号をP-301とした設定にします。注文書を送った日時、宛先、品番・仕様、4枚という数量を残し、相手先の受付状況と予定納期を確認します。社内で注文書を作っただけなら、相手先に届いたかを確かめる必要があります。取引先の受付方法や確認番号は案件ごとに異なるので、自社のP-301と取り違えません。
現場から「まだ届かないので4枚必要」と再連絡があったときは、P-301の4枚が未入荷なのか、それとは別に4枚を追加で使うのかを聞きます。未入荷分なら元の注文の納期を確認します。さらに4枚使うなら、元の4枚に追加する数量と用途・必要日を明記して、別の手配として判断します。仕入先へ重複した注文を出した可能性がある場合は、発注内容と受付状況を先に確認します。取消しや変更ができるかは、相手先の条件に従って個別に確認します。
受入後も、P-301の注文4枚に対し何枚届いたかを更新します。4枚すべてが届くまでは、残数を「未入荷」として表示し、追加の依頼とは分けます。納品書の数量だけでなく、使用する現場へ渡ったかも確認します。届いたことと、使える在庫として保管されていることは別の状態です。
急ぎの電話は、短い記録をすぐ共有する
電話で受けた内容を、後から探せる文面へ移します。R-41の例なら「現場Aから9時に電話。シートS-26、採用図面の版05、4枚、来週使用。状態は依頼受領、注文未手配」と一行にします。同じ行に現場の連絡担当と購買の確認担当も記します。数量や版が聞き取れなければ、その欄を未確認にして確認先を付けます。
見積もりや注文へ進んだら、同じR-41に状態、担当者、時刻、注文番号P-301を追記します。別の購買担当がメールを見たときも「注文書は出たか」「何枚が未入荷か」に戻れるよう、更新日と元の注文書の場所を示します。共有表、購買システム、メールの件名など、方法は自社で使えるもので構いません。大切なのは、電話の依頼を口頭だけで終わらせず、次の担当が注文済みと未手配を区別できる記録にすることです。
未確認の項目を推測で埋めず、次に確認する担当と時点を付けます。
追加注文の前に、現場と購買で残数を一致させる
発注前に、現場へ「必要な合計は何枚か」「手元に使えるものは何枚か」「注文済みでまだ届いていないものは何枚か」を確認します。購買側は依頼IDと注文番号をたどり、今回新しく注文する枚数を同じ数字に揃えます。希望日と納品先が変わるなら、それも元の注文と分けて相談します。
シートやフレコンの仕様、現在の注文状況、追加で必要な数量が分かる範囲で、法人向けの資材調達相談やお問い合わせへお知らせください。過去注文の確認や追加・変更の可否、価格・予定納期は、今回の注文番号と条件を添えて確認します。社内の依頼と外部への注文を一つずつ対応させてから、次の手配を決められます。
