予定工事が変わったときに資材発注を見直す方法

予定していた工事の資材使用量が変わったら、まず「減った枚数」だけを仕入先へ連絡する前に、現場ごとの新しい必要数と必要日、受入済み・注文済み・未発注の状態を並べます。注文済みの変更や取消しができるかは、注文番号と仕入先の受付状況を示して確認します。同じ仕様を別現場で使えるかも、品名だけで決めず、使用条件と納品時期を照らします。

通常の使用量から再注文の時点を決める方法はシート・フレコンの発注点で扱っています。本稿は工事計画が変わった直後に、確定注文と未発注の予定量を組み直す手順です。

現場ごとに、数量・仕様・必要日を更新する

変更の連絡を受けたら、変更前と変更後の工事、資材の品番・仕様、使う開始日、納品先を一行ずつ記録します。延期と数量減は同じではありません。延期なら必要な枚数は残っていても使う日が動き、数量減なら手配済みの一部が余る可能性があります。追加の現場があるときは、その現場の内容物や作業方法も確認します。

次は説明用の架空例です。同じ仕様のフレコンF-71を、現場Aで当初100枚使う予定でした。倉庫納品の60枚を注文番号PO-18で仕入先に注文済み、残り40枚はまだ注文していません。その後、Aの必要数が40枚に減り、現場Bで30枚が必要になったとします。F-71、PO-18、現場と枚数は当社の実取引ではありません。

当社のフレコンバッグ・スタンドの商品一覧では、内容物や投入・排出方法に応じたタイプをご紹介しています。同じ「フレコン」という呼び方だけで、Aの袋をBへ使えると決めないでください。

注文済みと未発注を、別の手順で修正する

未発注の40枚は社内計画です。今回のA40枚とB30枚を合わせて70枚必要となるなら、そのまま「残り40枚を注文」という計画を続けず、注文済み60枚の状況を確認して不足を計算し直します。一方、PO-18は仕入先へ出した注文です。社内の一覧を書き換えただけで、注文数量・納品日・納品先が変わったことにはなりません。

PO-18について、仕入先が何枚をどの仕様で受け付けたか、製作・出荷の状況、予定納入日、変更や取消しが可能か、その場合の費用を問い合わせます。当社の相談から見積もり・注文までの案内では、仕様・金額・納期を確認したうえで注文を承っています。注文後の変更や取消しをご希望の場合は、注文番号を添えてお問い合わせください。今回の手配状況と条件を確認します。

変更が認められたら、仕入先からの回答、更新した注文書、数量と予定納期を社内の現場配分表へ反映します。回答待ちの間は「変更依頼中」とし、元の注文60枚を無かったことにも、新しい条件が確定したことにもせずに管理します。倉庫が受け取るまでは、注文済みの60枚を使用可能在庫へ加えません。

注文済みの変更と、未発注の計画修正は別です。仕入先の回答を受けてから注文状態を更新します。

別現場へ回せるか、仕様と時期を照らす

架空例で、PO-18の60枚がA/Bともに使える同じF-71で、倉庫への納品が両現場の必要日に間に合うなら、Aに40枚、Bに20枚を割り当て、Bの不足10枚を新たに検討できます。40＋30－60＝10枚です。これは注文済み60枚の仕様・納期・納品先が適合し、他の引当や手元在庫がないという仮定です。実際の配分は現場と購買で確認します。

PO-18の納品先がAの現場直送なら、倉庫での再配分をそのまま当てはめられません。配送先の変更可否と費用を仕入先へ確認します。仕様が違う袋を「枚数が合うから」とBへ回さず、B用の発注が必要かを分けて判断します。変更前のA向け在庫が残る場合も、現物の状態と転用先の仕様を照らします。

10枚は、注文済み60枚を両現場で使えると確認した場合だけの計算結果です。

更新した数量で、次の注文を判断する

変更後の一覧には、現場ごとの確定必要数、使用可能な手元在庫、注文済みと未入荷、変更依頼中、未発注を別欄で残します。注文済みの到着予定日を見て、Bの10枚を新たに注文する必要があるか、販売単位や納期に合うかを確認します。工事Aが再び増える可能性があるなら、その決まる日と数量の幅を別の見込みとして記します。

当社へ相談する際は、現在の注文番号、品番・仕様、変更前後の現場別数量、必要日と納品先を添えて、法人向けの資材調達相談やお問い合わせからお知らせください。注文変更・取消し、他の納品先への変更、追加手配の可否・費用・納期は、今回の条件で確認します。