別注シートやフレコンを「前回と同じ」で再注文したいときは、まず前回の注文と、その注文で採用した仕様の版を結び付けます。見積もり途中の図面や使い込んだ現物だけでは、当時どの寸法・加工で注文したか確定できないことがあります。
注文番号、採用した図面・仕様書、必要なら社名やロゴの原稿を一組にし、今回も同じにしたい箇所と変えたい箇所を分けて伝えましょう。見つからない情報は「未確認」と記します。同じ仕様で手配できるか、今回の価格と予定納期がどうなるかは、改めて確認してから注文します。
前回の注文と、採用した資料を一組にする
最初に、注文書や納品書から、注文先、注文日、注文番号、品名、数量を探します。似たシートを何度も買っている場合は、日付だけではどの注文か分かりません。見積書、注文確認、承認した図面や仕様書があれば、その注文番号の下にまとめます。
見積もりや製作の途中で寸法・生地・加工が変わっている場合、最初の見積書や「案」と書かれた図面が最終仕様とは限りません。図面の改訂番号と承認日、変更を確認した連絡、最後に発注した内容を見比べ、採用した版を一つ指定します。社名・ロゴを入れたシートなら、原稿ファイルと表示位置を確認した版も紐づけてください。ファイル名が同じ「最終版」でも、中身が違うことがあります。
前回の図面が社内に見つからないときは、前回の注文番号や注文時期、品名、納品先など、分かる手がかりを添えて相談します。取引先が当時の資料を照合できるかは個別確認です。資料を保存している、同じ材料を今も扱っていると決めつけないでください。現在の相談から見積もり・注文までの案内でも、仕様と数量を確認したうえで正式な見積もりをご案内しています。
確定した値・現物からの参考・未確認を分ける
資料が一部しかない場合は、全欄を「前回仕様」として埋めないことが大切です。次は説明用の架空の記入例です。あるシートでは前回の発注書と承認済み図面の改訂03が一致し、完成寸法は縦3,400×横2,400mmと分かっています。一方、現在使っているシートを測ると縦3,360×横2,390mmでした。生地の品番は記録が見つかっていません。
| 記入する項目 | 手元の情報 | 根拠の状態 | 今回の扱い |
|---|---|---|---|
| シートの完成寸法 | 縦3,400×横2,400mm | 確定：前回発注書と承認済み図面・改訂03 | 同じ寸法を希望し、図面の版を示す |
| 使用中シートの実測 | 縦3,360×横2,390mm | 現物参考：使用中の現物を測定 | 前回の完成寸法として転記しない |
| シートの生地品番 | 記録が見つからない | 未確認 | 発注先や残る資料で確認する |
| フレコンの上部・底部・吊り部 | 現物の写真がある | 現物参考 | 同じ形で手配できるか確認する |
| フレコンの許容荷重 | 表示・仕様書を確認できない | 未確認 | 写真や容積から推測しない |
この例で、使用中シートの寸法が前回の図面と違う理由は分かりません。測り方や現物の状態を確認せず、実測値を新しい完成寸法に置き換えると、前回とは違うものを注文することがあります。図面がない場合も、古い現物の外寸だけで決めず、覆う車両・容器と固定する位置を確認し直します。
図の寸法・版は説明用です。前回の確定資料と現物の観察結果を混同しないための記入例で、当社商品の仕様ではありません。
シートとフレコンで「同じ仕様」の確認点は違う
シートは商品名だけでなく、完成寸法、生地、色、ハトメの種類と位置、補強、固定方法を見比べます。社名・ロゴ入りなら、表示する面・向き・位置と承認した原稿の版も含みます。トラックシートの商品ページには、完成寸法、生地、加工を指定する項目があります。荷台の実測寸法と、平らに広げた完成シート寸法は別なので、古い発注記録でも欄を取り違えないようにします。
フレコンは品番や仕様書があれば、袋本体の形・寸法だけでなく、上部・底部・吊り部、許容荷重、内容物と1袋に入れる量、投入・排出方法、使う設備を確認します。同じ大きさに見える袋でも、底部の構造や吊り方が違えば同じ仕様として扱えません。フレコンバッグの選び方では、品番が分からない場合に用意していただきたい写真と寸法を説明しています。ただし、写真だけで同じ仕様の手配が確定するわけではありません。
| 前回の資料 | 再注文の伝え方 |
|---|---|
| 注文番号と承認済み仕様がそろう | 前回のどの版を基準にしたいか示し、今回も手配できるか確認する |
| 品番はあるが、図面や加工の版が不明 | 分かる品番と現物写真を渡し、異なる可能性がある加工を質問する |
| 現物や写真しかない | 「前回と同一」と断定せず、現物に近い仕様の確認・見積もりを依頼する |
今回変える条件は、前回仕様からの差分で書く
再注文でも、数量、納品先、希望時期は今回の条件です。仕様のどこかを変更するなら、同じままにする項目／変更する項目／回答待ちの項目を分けます。例えば、シートの完成寸法と補強は前回図面・改訂03のままにし、社名ロゴだけ新しい承認版へ変えるなら、「すべて前回と同じ」とは書けません。旧ロゴの原稿と新ロゴの原稿を混ぜないよう、今回採用したい版を示します。
フレコンで内容物や排出方法、使用設備が変わった場合も、単なる数量変更として扱わず、袋の仕様が適合するか確認します。前回品が廃番、材料や加工方法が変更、または取扱いが変わっている可能性もあるため、代替品を提案されたら、前回と同じ条件と異なる条件を確認してから採用を決めます。「同じ用途に使える」と「前回と完全に同じ製品」は別の回答です。
前回資料が欠けている欄は未確認として扱い、同じ品として手配可能か、代替が必要かを今回の見積もりで確かめます。
前回の手がかりと今回の希望を添えて相談する
問い合わせには、前回の注文番号・注文時期と品名を、分かる範囲で書きます。採用図面・仕様書・ロゴ原稿の版、現物の写真、今回の希望数量・納品先・使用開始日を添え、変えたい箇所を明記してください。フレコンの品番が不明なら、写真に加えて内容物と作業方法も伝えます。添付できる資料がない場合は、分かる情報から相談を始められます。
相談の最後に確認したいのは、前回と同じ仕様で手配できるか、変更・代替が必要ならどこが違うか、今回の価格・送料・予定納期はどうなるかです。現在の法人向け調達相談では、継続して購入する資材の再注文も承っています。お問い合わせから前回資料と今回の変更点をお知らせください。回答を受け取ったら、今回採用した仕様と資料の版を注文番号に結び付けて残すと、次の再注文でも同じ確認を繰り返さずに済みます。
